FAQ

Op deze pagina verzamelen wij vragen over het reserveren voor activiteiten uit het kunstmenu, het aanpassen van schoolgegevens, de roostering, het aanbod en andere aan vitamineC gerelateerde vragen. Kijk dus eerst even of jouw vraag en het antwoord hierop wellicht al op deze pagina te vinden zijn voordat je contact met ons opneemt.

Algemeen

Waarom kan ik geen activiteiten reserveren voor groepen met niveau 1-2 en 5-6?

Je kunt geen meemaakkunstactiviteit reserveren voor groepen met niveau 1-2 en 5-6, omdat je voor deze groepen eerder een keuze hebt doorgegeven voor een voorstelling. CultuurCompaan reserveert voor deze groepen een plaatsje bij de voorstelling die is gekozen. Deze reservering zie je na 26 september terug op je bestellingenoverzicht. Let op: achter de groepen met dit niveau staat onder de kolom status ‘nog niet ingeschreven’. Dit kan mogelijk enige verwarring veroorzaken. Deze status wijzigt pas als CultuurCompaan heeft gereserveerd voor de groepen.

Hoe kan ik het volledige rooster raadplegen?

Log met je eigen inloggegevens in bij het juiste menu. Klik in het rechter navigatiemenu op de knop [bestellingen]. Je ziet dan een volledig overzicht van alle reserveringen, gesorteerd op groepsniveau, en informatie over deze reserveringen: de naam van de aanbieder en activiteit | De geplande datum en het tijdstip van de activiteit voor de betreffende groep | In de kolom ‘details’ vind je (eventuele)  informatie over de aanbieder en de locatie | Informatie over de status van de reservering zie je verdeeld over 2 kolommen (zie ook de volgende kop accorderen/afwijzen) | In de kolom akkoord zie je of (als dit van toepassing is op een activiteit) je de voorgestelde datum en tijd hebt geaccordeerd of niet/of je de datum nog moet accorderen of afwijzen.

Je kunt het volledige bestellingenoverzicht downloaden als Word-bestand door op de knop [naar word] te klikken. Wij adviseren je dit pas te doen na 20 november als de planning van de activiteit definitief is. Zo voorkom je eventuele misverstanden over data van activiteiten. Het is mogelijk dat op deze datum nog niet alle (externe) locaties bekend zijn. Je kunt het overzicht daarna natuurlijk zo vaak als nodig is downloaden.

Hoe accordeer of wijs ik een geroosterde datum en/of tijdstip af voor een activiteit?

Wees er zelf alert op dat je jouw reactie op de planning van de activiteiten tussen 2 en 20 november 2020 hebt gegeven (Zie ook Belangrijke data). Hiervoor ontvang je uiteraard ook een mail van CultuurCompaan.

In het reserveringsoverzicht zie je in de tweede kolom status of de reservering is aangevraagd door de school (eeA=aangevraagd door de school) of door CultuurCompaan is gemaakt (een A = aangevraagd door CultuurCompaan). Als er een datum en tijd is ingeroosterd, zie je naast de (groene of grijze) A een (groene) P (= geplaatst). Als je met je muis op deze P staat (zonder te klikken), zie je wanneer de aanbieder of CultuurCompaan dit moment heeft ingeroosterd. In de kolom Datum/Tijd zie je welk moment is ingeroosterd.  Achter de tweede kolom status zie je de kolom akkoord. Hier kun je bij bepaald aanbod kiezen voor  [ja] of [nee].

Scherm bij accorderen of afwijzen van voorgestelde datum en tijd

Als je akkoord bent met de voorgestelde datum en het tijdstip, kies je voor [ja]. Je hoeft verder niets te doen. De aanbieder ziet dat je deze datum hebt geaccordeerd. De ja bij akkoord is groen en nee is grijs. Je kunt zien op welke datum je hebt geaccordeerd.

Scherm bij geaccordeerde ingeroosterde datum en tijd

Schikt het moment niet? Dan klik je op [nee] . Er verschijnt een scherm waar je een toelichting kunt geven op de afwijzing.

Scherm bij het geven van een toelichting na het afwijzen van een voorgesteld tijdstip

Om de kans te vergroten dat het nieuw voorgestelde moment wél uitkomt, kun je hier wat informatie voor de aanbieder neerzetten. Die kan met deze informatie wellicht sneller een geschikt moment vinden. We verzoeken je wel met de aanbieder mee te denken, want deze moet een zo efficiënt mogelijke planning opstellen waarbij meerdere groepen per dag aan de activiteit kunnen deelnemen. Dat is een lastige puzzel. Er moet dus wel een goede reden zijn om de datum af te wijzen. De ja is grijs, de nee is rood.

Scherm bij afgewezen ingeroosterde datum en tijd

Je hebt tot 20 november 2020 de tijd om met de aanbieder tot overeenstemming te komen over een geschikt moment voor de activiteit (Zie ook Belangrijke data). Daarna gaat het systeem op slot en kun je alleen bij situaties van overmacht contact opnemen met CultuurCompaan om te informeren naar de mogelijkheid om een planning te wijzigen. Hetzelfde geldt voor de aanbieder!

LET OP: Het is bij voorstellingen niet mogelijk om de datum en het tijdstip af te wijzen of accorderen. Deze data en tijden zijn vooraf bepaald. Als een datum of tijdstip echt niet schikt in de planning, neem je vóór 25 september contact op met CultuurCompaan via milou.schneijdenberg@cultuurcompaan.nl. Je bent definitief geplaatst voor een voorstelling als de datum, tijd en locatie bekend zijn. Je ziet dan in de eerste kolom status een groene V (= definitief geplaatst) (zoals in de afbeelding hierboven). De afbeeldingen in de tweede kolom status zijn niet van belang.

Hoe kan ik lesmateriaal en/of bijlagen raadplegen?

  • Als ICC’er

Als er lesmateriaal beschikbaar is bij een activiteit, vind je dit in de in mail met het bevestigingsoverzicht van je reserveringen. Deze kun je doorsturen naar je collega’s. Zij kunnen dit materiaal met hun eigen inlog raadplegen.

Tevens is een link naar het materiaal zichtbaar als je inlogt en het overzicht raadpleegt. Je kunt ervoor kiezen het materiaal te downloaden en (al in een vroeg stadium) aan de leerkrachten toe te sturen.  Je kunt dit ook korter voorafgaand op de activiteit doen.

Informeer de leerkracht actief of er wel of geen lesmateriaal beschikbaar is voorafgaand aan de activiteit. Soms is het lesmateriaal niet direct aan het begin van het schooljaar beschikbaar, maar op een later moment. Vraag de leerkracht dit zelf te controleren een aantal weken voor de geplande datum.  Zij ontvangen 3 weken voorafgaand aan de activiteit een herinneringsmail met de link, maar dit vinden zij soms te laat voor de voorbereiding!

  • Als leerkracht

De leerkracht kan het lesmateriaal zelf raadplegen via de link in de bestellingenmail. Deze kan het materiaal ook bekijken door de activiteit aan te klikken in het  menu op de website. De pagina met de beschrijving van de activiteit staat een link naar het lesmateriaal. De leerkracht kan op beide manieren inloggen met het algemene wachtwoord voor het raadplegen van lesmateriaal (meegestuurd bij reserveringsinformatie in week van 24 augustus 2020).

Aandachtspunten

Wijzigingen in groepsgrootte

We verzoeken je om ALTIJD wijzigingen in de groepsaantallen door te geven via info@cultuurcompaan.nl en deze ook in de KCE-gids aan te passen als deze groep een voorstelling gaat bezoeken. Een wisseling in aantallen kan gevolgen hebben voor de zaalbezetting en het is voor ons in dit geval van belang hier vooraf van op de hoogte te zijn. Uit ervaring weten we dat hier met name bij groepen 1-2 sprake van is. Wijzigingen kunnen zelfs invloed hebben op de planning.

Begeleidende ouders

Ouders die de leerlingen naar een activiteitenlocatie brengen, mogen niet bij deze activiteit aanwezig zijn, tenzij dit vooraf expliciet is aangegeven. Er mogen maximaal 2 begeleiders (waarvan minimaal 1 leerkracht) mee in een voorstelling (N.B. Bij het speciaal onderwijs mogen dit er meer meer zijn in overleg). Wij begrijpen dat het lastig is om ouders te vinden die willen rijden. Wij onderzoeken daarom wat we als tegenprestatie kunnen aanbieden op de verschillende locaties, zodat de ouders hier op een aangename manier kunnen wachten op de leerlingen. Wij hopen je hierover direct na de zomer te kunnen informeren, zodat leerkrachten weten wat zij kunnen communiceren aan ouders die de leerlingen naar de locaties brengen. Dit plaatsen wij ook in de herinneringsmails (deze worden nu 21 dagen voorafgaand aan de activiteit verstuurd).

Reserveringsperiode (*tussen 14 en 26 september 2020)

Hoe moet ik activiteiten reserveren?

Raadpleeg het stappenplan op deze pagina voor het wijzigen van de groepen en het plaatsen van de reserveringen. Zie ook de instructiemail met informatie.

Hoe wijzig ik een activiteit bij een foutieve reservering?

Hiervoor druk je na het inloggen op de knop [bestellingen].  Je ziet dan een overzicht van de bestellingen per niveau (1-2, 3-4, 5-6 of 7-8). Door op het potloodje te klikken bij de betreffende groep, kun je de reservering wijzigen. Als je op het prullenbakje klikt, verwijder je de reservering volledig.

Kan ik voor een combinatiegroep die verschillende niveaus van het aanbod combineert, voor activiteiten uit 2 verschillende niveaus kiezen?

Er wordt altijd aanbod voor één niveau aan de groep gekoppeld. Als je hierin zelf geen keuze maakt, koppelt het systeem zelf een aanbod.

Bv: Als je bij een combinatiegroep 4 – 6 niet kiest voor het niveau 3-4 of 5-6, koppelt het systeem zelf een van deze twee niveaus aan het te kiezen aanbod voor de groep. Wil je bijvoorbeeld kunnen kiezen uit het aanbod van 5-6? Dan vul je bij de schoolgegevens bij de betreffende combinatiegroep alleen groep 5 en 6 in als niveau, ook al heet de groep 4-6 en hanteert de school een ander niveau voor deze groep.

Wijken de geformeerde combinatiegroepen af van de prognose tijdens het maken van een keuze voor de meemaakkunst of weet je niet meer welke keuze je hebt doorgegeven voor een groep met een afwijkend niveau? Neem dan contact op met Milou Schneijdenberg.

Meer weten?