KCE-gids

Reserveringsprogramma voor kunstmenu vitamineC

Voor scholen

Werkwijze reserveren schooljaar 2021 – 2022

Stappenplan

1.    Klik in het navigatiemenu  aan de linkerzijde op het menu voor 2021 – 2022 of klik hier.

2.    Je komt nu terecht op de webapplicatie van vitamineC binnen de websiteomgeving van CultuurCompaan. Je ziet hier een overzicht van alle activiteiten die je kunt reserveren voor schooljaar 2021 – 2022. Op de foto van de activiteit zie je het leerjaar en het symbool van de betreffende culturele discipline. Onder de foto zie je de titel van de activiteit en de aanbieder. Als je op een foto klikt, opent een scherm met uitgebreide informatie over deze activiteit. Via het linkermenu kun je navigeren door filters voor disciplines of niveaus van jouw keuze aan te vinken. Bekijk rustig alle informatie per activiteit om een keuze te kunnen maken.* Je schrijft je in voor één activiteit per groepsniveau.

TIP: Werk bij het reserveren met 2 schermen als je deze mogelijkheid hebt (op het ene scherm het stappenplan en/of de aanbodpagina en op het andere de KCE-gids) of print het stappenplan en het activiteitenprogramma in schema uit. Zo weet je zeker dat je niks vergeet!

3.    Keer hierna terug naar het menu (stap 1 herhalen). Klik bovenin het scherm op [inloggen].
Voer je inlogcode en wachtwoord in. De CC’er van de school beschikt over de inlogcode en het wachtwoord (één inlogcode en wachtwoord per school). De CC’er kan zelf in overleg met het team bepalen wie de inloggegevens ontvangt en wie de school- en groepsgegevens invult. De CC’er kan dit doen, maar ook elke leerkracht voor de eigen groep.

4.    Je komt nu op het scherm Inschrijven
Klik op de pagina op [schoolgegevens]
a.    controleer het tabblad [schoolgegevens] goed en pas de informatie aan indien nodig. Klik daarna rechtsboven op [opslaan]
b.    controleer de informatie op het tabblad [groepen] (hier staat nu nog de indeling van schooljaar 2020 – 2021. Je voegt zelf het aantal leerlingen en het liefst ook de leerkracht toe). Wijzig de gegevens door op de bewerkknop (het potloodje) te drukken. Als er groepen zijn bijgekomen, klik je onderin op [nieuwe groep toevoegen] en vul je de nieuwe informatie in. Het niveau van de groep moest overeenkomen met de niveau-indeling van het aanbod. Dit is vooral van belang als het niveau van een combinatiegroep afwijkt van de reguliere indeling van onze activiteiten en bij het speciaal onderwijs. Als de groep niet gekoppeld is aan het juiste niveau, kan deze groep niet kiezen uit het meest passende aanbod bij deze groep. Bijvoorbeeld groep 2/3 moet gekoppeld worden aan het niveau van groep 1-2 óf groep 3-4. Deze keuze maak je zelf, maar je kunt hiervoor overleggen met CultuurCompaan.

Scholen met verschillende locaties kunnen dit aangeven in het veld ‘locatie’. Klik na elke wijziging op [opslaan]

c.    controleer en/of wijzig de informatie op het tabblad [schooltijden]. Klik rechtsboven op de pagina op [opslaan]. Deze tijden moeten juist zijn ingevoerd, omdat dit van belang is voor het reserveren van de voorstellingen door CultuurCompaan en/of maken van het rooster door de aanbieder voor de maakkunstactiviteiten. De standaard vakantieperiodes zijn al ingevoerd en vind je terug op deze pagina. Heeft jouw school (een) afwijkende vakantieperiode(s)? Voer deze dan in. Helemaal onderaan de pagina kun je ook nog andere afwijkende vrije data invoeren, zoals studiedagen. Je kunt hierbij zelf aangeven voor welke leerjaren deze dagen gelden. Hoe completer je deze gegevens invoert, hoe makkelijker het is voor de aanbieder om het rooster in één keer goed op te stellen.

5.    Je komt nu weer op het scherm Inschrijven. Bij ‘Inschrijving per groep’ kun je nu voor iedere groep met het niveau 1-2 of 5-6 reserveringen plaatsen.

Reserveren voor de maakkunstactiviteiten is alleen mogelijk in de periode van 20 september t/m 1 oktober 2021

Klik op de naam van de groep, klik op het gewenste item dat je in de oriënterende fase/stap 2 hebt gekozen en kies de hyperlink [reserveer hier]. Je maakt een keuze uit een vooraf door CultuurCompaan bepaalde reserveermethode. In schooljaar 2021 – 2022 kun je niet kiezen op vooraf bekende data en tijden, maar kun je de groep alleen inschrijven voor een maakkunstactiviteit. Nadat je het gewenste item voor een groep hebt gereserveerd ga je terug naar het beginscherm.

* Kijk bij het reserveren goed of de gevraagde faciliteiten op de school aanwezig zijn of geregeld kunnen worden. bijvoorbeeld: vervoer en/of hulpouders nodig of grote, lege ruimte. 

6.    Herhaal stap 5 voor de overige groepen met niveau 1-2 en 5-6 (deze stap is niet nodig als je als leerkracht alleen voor je eigen groep activiteiten reserveert). Je kunt per groep een keuze voor een andere activiteit maken. (bijvoorbeeld groep 1/2a kiest activiteit x en groep 1/2b kiest activiteit y). Je kunt dus niet reserveren voor groepen met niveau 3-4 en 7-8. Voor deze groepen heb je eerder een keuze doorgegeven voor een voorstelling. CultuurCompaan reserveert voor deze groepen een plaatsje bij de voorstelling die is gekozen. Deze reservering zie je uiterlijk 3 oktober terug op je bestellingenoverzicht. Let op: achter de groepen met dit niveau staat dus onder de kolom status ‘nog niet ingeschreven’. Dit kan mogelijk enige verwarring veroorzaken. Deze status wijzigt pas als CultuurCompaan heeft gereserveerd voor de groepen en de reservering definitief heeft gemaakt. 

7.    Alle reserveringen worden tussentijds opgeslagen. Je kunt op elk gewenst tijdstip stoppen en op een later moment opnieuw inloggen en verdergaan met het maken van reserveringen. 

8.    Dit schooljaar ontvang je niet na iedere reservering een bevestigingsmail. Voor alle maakkunstactiviteiten maken de aanbieders de roosters dit schooljaar zelf. Zij krijgen hiervoor de tijd tot 18 oktober 2021. 

Tussen 18 en 22 oktober kun je aangeven of het door de aanbieder ingeroosterde moment schikt voor deze groep of dat de aanbieder een ander moment moet voorstellen. Je ontvang hiervoor een e-mail (controleer eventueel je ongewenste mailbox). E-mail niet ontvangen? Dan is er iets misgegaan via het systeem!  Wees er zelf alert op dat je jouw reactie op de planning van de activiteiten vóór 23 oktober via het systeem hebt gegeven.

Heb je het moment afgewezen? De aanbieder kan hierop een nieuw voorstel doen tot 31 oktober. LET OP: Ook na jouw akkoord kun je toch een nieuw voorstel ontvangen (Zie voor een toelichting dit document). 

De school en aanbieder kunnen tot 5 november een nieuwe datum afstemmen via het systeem. Is er na 5 november nog geen geschikt moment gevonden? Dan neemt CultuurCompaan het contact met beide partijen weer over.

9.    Je kunt via de knop [bestellingen] rechts boven in het scherm zien welke reserveringen er dit jaar voor jouw school zijn geplaatst, ook als je nog geen bevestigingsmail hebt ontvangen als de activiteit nog niet is ingepland. Als bekend is waar de activiteit plaatsvindt, zie dit ook in het overzicht terug, evenals het eventuele lesmateriaal als dit (al) aanwezig is. 

10.    Voor inhoudelijke ondersteuning kun je contact opnemen met CultuurCompaan via milou@cultuurcompaan.nl of 06 20 89 16 51. Check eerst even op deze pagina of je vraag er misschien al tussen staat en wellicht al eerder beantwoord is, voor je contact met ons opneemt. Voor technische ondersteuning bij het gebruik van deze webapplicatie neem je contact op met EDSOSoftware via helpdesk@edso.nl 

Ondersteuning bij keuze  

Ondersteuning bij keuze voor scholen is mogelijk, als je hiervan gebruik wil maken kun je mailen naar milou@cultuurcompaan.nl 

Hoe accordeer of wijs ik een geroosterde datum en/of tijdstip af voor een activiteit?

Zie dit document met instructies.

Informatie voor aanbieders

Handleiding (voor het maken van roosters) voor KCE-gids.

Meer weten?